Schluss mit dem
Telefon-Terror
an der Rezeption.
Während Sie Blut abnehmen und Patienten an der Anmeldung betreuen, klingelt das Telefon nicht mehr ununterbrochen. ARA-Med übernimmt bis zu 82 % aller Anrufe selbstständig, bucht Termine direkt in Ihr Praxissystem (MEDSTAR), prüft Rezepte strikt anhand der Medikationsliste und sendet auf Wunsch automatische SMS-Bestätigungen.
8x
Erwartbare Ergebnisse ab der ersten Ordinationswoche
Keine theoretischen Modellrechnungen, sondern praxiserprobte Kennzahlen aus dem Pilotbetrieb österreichischer Allgemein- und Facharztordinationen (u. a. Ordination Dr. Omerovic):
Mehr als 4 von 5 Anrufern lösen ihr Anliegen (Termine, Rezept-Bestellung, Sprechzeiten, Vertretungsauskunft) ohne Hörerabnahme an der Rezeption.
Gewonnene Netto-Arbeitszeit für die Ordinationsassistenz. Endlich Zeit für Blutabnahmen, Infusionen und ein ruhiges Gespräch am Schalter.
Strikter Abgleich mit der Medikationsliste: Gesprochene Wirkstoffe werden fehlerfrei mit den behördlichen Arzneispezialitäten validiert.
Durch das optionale SMS-Gateway erhalten Patienten Termindetails und Vorbereitungshinweise direkt aufs Smartphone – Ausfälle sinken drastisch.
Ihr Ordinationsalltag: Vorher vs. Nachher
Erkennen Sie Ihren typischen Vormittag wieder? So drastisch verändert sich die Atmosphäre am Empfang:
Montag 07:45 Uhr: Hektik & Unterbrechungen
- ✕ Hörer zwischen Schulter und Wange: Sie müssen die Blutabnahme oder e-card-Prüfung abbrechen, um ans Telefon zu eilen.
- ✕ Mangelnde Diskretion am Tresen: Wartende Patienten an der Anmeldung hören mit, wie Sie persönliche Befunde oder Rezepte besprechen.
- ✕ Rezept-Risiko: Patienten fordern Medikamente, die gar nicht in ihrer Dauermedikation stehen – langes Prüfen am Bildschirm blockiert den Ablauf.
- ✕ Urlaubs-Chaos: Wenn der Kollege auf Urlaub ist, steht das Telefon nicht still – der Anrufbeantworter muss mühsam neu besprochen werden.
Montag 07:45 Uhr: Zeit für den Menschen vor Ihnen
- ✓ Das Telefon bleibt am Schalter stumm: ARA-Med begrüßt Patienten sofort freundlich und wickelt Standardanfragen geräuschlos ab.
- ✓ Termine stehen fertig im MEDSTAR: Automatische Kalenderbuchung ohne Abtippen. Doppelbuchungen sind technisch ausgeschlossen.
- ✓ Rezept-Order nach Medikationsliste: Nur bestehende Dauermedikation wird vorbereitet – fremde Wirkstoffe werden automatisch abgefangen.
- ✓ Vertretung & SMS-Bestätigung: 1 Klick aktiviert den Vertretungsmodus; Patienten erhalten Termindetails automatisch per SMS aufs Handy.
Tiefe Integration mit MEDSTAR & erweiterte Praxisfunktionen
Einfache Bots schicken nur unstrukturierte Sprachmemos per E-Mail. ARA-Med verfügt über eine echte, tiefe Integration in MEDSTAR:
Automatische Kalender-Buchung
ARA-Med prüft in Echtzeit, ob der Patient in der Kartei geführt wird. Nur tatsächlich freigegebene Kalender-Slots werden angeboten und direkt verbindlich im MEDSTAR-Kalender eingebucht.
Intelligente Serientermine (GU)
Für mehrstufige Abläufe wie die Gesundenuntersuchung (GU): Bucht automatisch Schritt 1 (Labor nüchtern Mo–Do) und Schritt 2 (Befundbesprechung beim Arzt mindestens 4 Werktage später). Vollkommen synchron!
Medikation anhand Medikationsliste
Strikte Validierung gegen die hinterlegte Dauermedikation in MEDSTAR: Fremde oder neue Präparate werden erst gar nicht angeboten. ARA-Med greift ausschließlich auf die ärztlich freigegebene Dauermedikationsliste zu – nur verordnete Dauermedikamente werden zur e-Rezept-Vorbereitung angenommen.
Integrierte Vertretungsarztfunktion
Bei Urlaub oder Praxisübernahme mit 1 Klick aktiv: ARA-Med nennt Anrufern freundlich die Vertretungsordination (Name, Adresse, Öffnungszeiten, Telefonnummer) oder wickelt Vertretungspatienten nach Ihren spezifischen Regeln ab.
Optionales SMS-Gateway
Nach erfolgreicher Buchung erhält der Patient sofort eine Bestätigungs-SMS aufs Handy mit Datum, Uhrzeit und Vorbereitungshinweisen (z. B. „Bitte nüchtern kommen“). Reduziert No-Shows um bis zu 70 %!
Konfigurierbare Mehrsprachigkeit
Im Dashboard frei konfigurierbar (z. B. Deutsch, Englisch, BKS / Bosnisch-Kroatisch-Serbisch, Türkisch). ARA-Med spricht mit dem Patienten in dessen Sprache – fasst das Protokoll fürs Praxisteam aber immer auf Deutsch zusammen.
MEDSTAR Praxissystem (WIS GmbH) • Patient: Franz Mustermann (SVNR: 1042 120562)
MEDSTAR Dauermedikation vs. Anruf-Anfrage
Automatischer Echtzeit-Abgleich während des Telefonats
MEDSTAR Terminkalender
Heute eingetragenSo natürlich wickelt ARA-Med Anrufe ab
Freundlich, verständnisvoll und mit perfektem Gespür für typische Praxissituationen:
Dürfen wir vorstellen? Das ist Ara.
Ihre verlässliche, geduldige und sympathische Ordinationskollegin
Niemand möchte mit einem kalten Roboter telefonieren. Ara kombiniert warmherzige Empathie, höfliche Umgangsformen und medizinisches Fachwissen mit modernster Telefon-KI. Sie nimmt Ihren Patienten die Scheu, hört geduldig zu und sorgt dafür, dass an Ihrer Praxis-Rezeption endlich wieder Ruhe einkehrt.
Egal ob es der 1. oder der 120. Anruf am Vormittag ist: Ara bleibt freundlich, verständnisvoll und voll konzentriert.
Rezepte strikt nach MEDSTAR-Dauermedikation (fremde Präparate werden gar nicht erst angeboten). Termine nur in freie Slots.
Unterstützt neben Deutsch auch Englisch, BKS und Türkisch – das Transkript für Ihr Team bleibt immer auf Deutsch.
Betrieben im ISO-27001 zertifizierten ITEX-Rechenzentrum in Österreich. Strengste ärztliche Schweigepflicht.
Was passiert, wenn 8 Patienten gleichzeitig anrufen?
Rezept anhand Medikationsliste
Serientermin mit SMS-Bestätigung
Vertretungsarzt & Notfall-Triage
Überzeugen Sie sich selbst: Live-Vorführung am Telefon
Hören Sie, wie natürlich ARA-Med spricht, und testen Sie die Lösung direkt an Ihrem Telefonapparat. Wir richten Ihnen eine 10-Minuten-Testvorführung ein:
Ihre Telefonanlage: Reibungslos, rasch & 100 % remote installiert
Kein Techniker in der Ordination, kein Bohren, keine Kabel und keine Ausfallzeit: Die Inbetriebnahme von ARA-Med wird von den Spezialisten der ITEX IT-Service GmbH vollständig per Fernwartung (Remote) durchgeführt. Ihre bestehende Ordinationsnummer bleibt unverändert erhalten.
Empfehlung: Telefonie-Migration zur ITEX IT-Service GmbH
Nutzen Sie veraltete ISDN- oder teure Festnetzverträge herkömmlicher Anbieter (A1, Magenta etc.)? Wir empfehlen den Wechsel auf die moderne ITEX Cloud-Telefonie:
In 2 bis 3 Werktagen live
Wie viel Zeit gewinnt Ihr Praxisteam?
Verschieben Sie den Regler auf Ihr ungefähres tägliches Anrufvolumen:
EU-NIS-2 Konformität & Datenschutz nach § 54 Ärztegesetz
Die europäische NIS-2 Richtlinie nimmt den gesamten Gesundheitssektor – einschließlich Ordinationen, Ärztezentren und IT-Dienstleistern – in die Pflicht: Risikomanagement, Ausfallsicherheit und revisionssichere Lieferketten sind gesetzliche Vorgabe.
- ✓ Echte Mandantentrennung pro Arztordination
- ✓ DDoS-Schutz und redundante Glasfaser-Anbindungen
- ✓ AES-256 Envelope-Verschlüsselung aller Patientendaten
- ✓ Lückenloser Audit-Trail für jede MEDSTAR-Aktion
Was ist mit ElevenLabs und Sprach-LLMs? (Die sitzen ja in den USA!)
Viele Ordinationen fragen zu Recht: Wie vereinbart sich modernste KI-Sprachsynthese mit dem strengen österreichischen Datenschutz (§ 54 Ärztegesetz, DSGVO Art. 9 und NIS-2)? Hier ist die klare Antwort von ITEX:
100 % Daten-Verbleib in Österreich
Ihre MEDSTAR-Patientenkartei, SVNR, Namen, Terminkalender und medizinischen Befunde verlassen zu keinem Zeitpunkt Österreich. Sie liegen sicher verschlüsselt im ISO-27001 Datacenter der ITEX in Österreich und in Ihrer Praxis.
ITEX Zero-Knowledge Gateway
Bevor ein Text an eine Sprachsynthese übergeben wird, isoliert und anonymisiert das ITEX Gateway den Satz im flüchtigen RAM. ElevenLabs erhält nur anonymisierte Satzfragmente ohne Namens- oder Praxisbezug. Es gilt vertraglich garantiertes Zero Data Retention (kein Speichern, kein Training).
Optionale 100 % Sovereign Edition
Für Ordinationen oder PVEs mit striktem Ausschluss jeglicher US-Infrastruktur bietet ITEX den vollständig autarken Sovereign Stack: Lokale Open-Source LLMs (Mistral/Llama) und lokale Whisper/TTS-Modelle – direkt auf ITEX-eigenen GPU-Servern in Wels (OÖ).
Praxis-Entlastung & Live-Demo anfordern
Tragen Sie hier unverbindlich Ihre Praxis ein. Wir prüfen Ihr Einsparpotenzial und zeigen Ihnen in 15 Minuten per Fernzugriff, wie ARA-Med für Ihre Ordination konfiguriert wird.
Häufige Fragen aus dem Ordinationsalltag
Antworten auf die wichtigsten Fragen von Assistentinnen und Praxisinhabern:
Wie schützt die Medikationsliste vor falschen Rezeptbestellungen? +
ARA-Med gleicht jede Anfrage strikt mit der in MEDSTAR hinterlegten Dauermedikationsliste des Patienten ab. Fremde oder neue Präparate werden erst gar nicht angeboten, da das System ausschließlich zuvor vom Arzt verordnete Dauermedikamente zur e-Rezept-Vorbereitung zulässt. Verlangt ein Anrufer ein nicht gelistetes Präparat, lehnt ARA-Med die telefonische Vorbestellung freundlich ab und verweist auf die persönliche Sprechstunde.
Wie funktioniert die Vertretungsarztfunktion bei Urlaub? +
Sie müssen keinen Anrufbeantworter mehr mühsam besprechen. Mit einem einzigen Schalter im Dashboard aktivieren Sie den Urlaubsmodus: ARA-Med begrüßt Patienten freundlich, nennt die genaue Vertretungsordination samt Adresse, Öffnungszeiten und Telefonnummer und verweist bei Notfällen auf 144. Wenn Sie selbst eine Vertretung übernehmen, können Patienten der Vertretungspraxis nach gesonderten Kriterien angenommen werden.
Welche Sprachen unterstützt ARA-Med? +
Die Mehrsprachigkeit ist flexibel im Dashboard konfigurierbar (z. B. Deutsch, Englisch, Bosnisch/Kroatisch/Serbisch (BKS) und Türkisch). ARA-Med erkennt die Sprache des Patienten oder bietet sie zu Beginn an. Für Ihr Praxisteam bleibt alles einfach: Transkripte und Aufgaben im Dashboard werden immer einheitlich auf Deutsch zusammengefasst.
Wie funktioniert das optionale SMS-Gateway zur Terminbestätigung? +
Direkt nach der Buchung versendet das System eine SMS an die Handynummer des Anrufers. Die Nachricht enthält den genauen Termin, die Ordinationsadresse und wichtige Vorbereitungshinweise (z. B. „Bitte nüchtern kommen, e-card mitbringen“). Dies senkt verpasste Termine nachweislich um bis zu 70 % und verhindert wiederholte Nachfragen am Telefon.
Wie aufwendig ist die Installation und kann sie remote erfolgen? +
Die Installation erfolgt vollständig per Fernzugriff (100 % remote) durch die Techniker der ITEX IT-Service GmbH. Es ist kein Vor-Ort-Termin nötig, keine Hardware-Umstellung und der Praxisbetrieb läuft ohne eine Sekunde Ausfallzeit unterbrechungsfrei weiter.
Warum ist die Telefonie-Migration zu ITEX empfehlenswert? +
Herkömmliche Telefonanbieter verlangen oft hohe monatliche Leitungsgebühren für starre Festnetzanschlüsse. Durch den Wechsel zur ITEX Cloud-Telefonie senken Sie Ihre Verbindungskosten spürbar, erhalten maximale Sprachqualität und eine nahtlose Direktkopplung mit ARA-Med und MEDSTAR.
Werden Patientendaten an US-Cloudanbieter oder KI-Modelle übermittelt? +
Nein. Patientenstammdaten, SVNR, Krankengeschichten und die MEDSTAR-Kartei verbleiben ausnahmslos in Ihrer Ordination bzw. im österreichischen ITEX-Rechenzentrum. Das vorgeschaltete ITEX Privacy-Gateway filtert und pseudonymisiert alle Sprachdaten im flüchtigen Arbeitsspeicher. Für die Sprachsynthese gilt das strikte Enterprise Zero-Data-Retention-Prinzip (keine Speicherung, kein KI-Training, sofortige Löschung nach dem Satz). Auf Wunsch bietet ITEX zudem vollständig lokale Open-Source-Modelle on-premise in Österreich an.